Một tổ chức có cách giao tiếp rõ ràng, nhất quán và hiệu quả đối với khách hàng, nhân viên, cổ đông, người cho vay và công chúng thì tổ chức đó sẽ tạo được một vị thế tốt để thiết lập sự tin tưởng và thu hút các mối quan hệ hợp tác. Những gì đúng với giao tiếp ở mức độ tổ chức cũng đúng với giao tiếp ở mức độ cá nhân. Người giao tiếp tốt thường thành công hơn trong nghề nghiệp nếu các yếu tố khác ngang bằng. Hãy dành một chút thời gian suy nghĩ về những tấm gương thành công trong sự nghiệp mà bạn ngưỡng mộ – những người đã vươn lên các vị trí lãnh đạo. Họ có thể là đồng nghiệp, trưởng phòng, giám đốc điều hành, giám đốc bộ phận, thành viên hội đồng quản trị hay một phát ngôn viên. Ngoài những phẩm chất, tính cách riêng, chắc chắn họ phải là những người có khả năng giao tiếp tốt.
Điều dễ nhận diện ở người biết giao tiếp là khi họ nói trước nhiều người, gửi thư hay trò chuyện riêng với bạn, thông điệp của họ luôn thoát ý, súc tích và đầy mục đích. Họ khéo léo sử dụng mọi cơ hội giao tiếp để kết giao với mọi người, chia sẻ thông tin, hay xúc tiến vấn đề cần bàn bạc. Kỹ năng giao tiếp rất cần thiết cho những ai làm công tác lãnh đạo. Những nhà lãnh đạo hiệu quả thường nổi bật trong *mục đích, ý tưởng và định hướng giao tiếp với người khác. Dù không phải ai cũng có khả năng hùng biện, song mọi nhà lãnh đạo hiệu quả đều rõ ràng và nhất quán trong giao tiếp và điều đó tạo sự tin tưởng ở người khác. Giao tiếp thương mại là một cuốn sách trong bộ Cẩm nang Kinh doanh Harvard, tập trung vào chủ đề giao tiếp ở mức độ cá nhân. Cuốn sách này không giúp bạn trở thành một chuyên gia hùng biện hay một người viết lách xuất sắc; nhưng những nội dung trong cuốn sách sẽ giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn trong việc diễn đạt bằng văn bản, thuyết trình cũng như đối thoại trực tiếp với người khác. Đây chính là một cẩm nang không thể thiếu đối với bất kỳ nhà quản lý hay lãnh đạo nào.
Những tác phẩm văn chương thường diễn đạt cảm xúc của người viết. Còn văn bản kinh doanh lại rất thực tế, nhằm phục vụ một trong những mục đích sau: * **Giải thích hoặc thanh minh cho hành động đã xảy ra**: “Dựa vào tình huống đó, chúng tôi đã quyết định rằng cách hành động tốt nhất là hủy tất cả các hợp đồng hiện tại và tìm đối tác khác.” * **Truyền đạt thông tin, như trong một báo cáo nghiên cứu hay trong bảng công bố chính sách mới của công ty**: “Ban quản lý muốn toàn thể nhân viên biết rằng các biện pháp kỷ luật sẽ chấm dứt ngay sau khi chúng ta có bằng chứng cải thiện tinh thần làm việc.” * **Gây ảnh hưởng cho người đọc để thực hiện một hành động nào đó.
Hy vọng quý vị sẽ thấy rằng dịch vụ mới về quản lý tiền mặt trên mạng của chúng tôi có thể giảm yêu cầu vốn làm việc và tiết kiệm tiền bạc của quý vị”. *
**Thông báo tin tốt hoặc xấu**
“Không may là tình trạng cháy động cơ mà quý vị báo cáo đã xảy ra sau khi hết hạn bảo hành một ngày”. *
**Chỉ đạo hành động**: “Nhóm của anh nên hoàn tất và chuyển giao các đặc tính kỹ thuật của sản phẩm vào ngày 1 tháng 5.” Do đó, điều đầu tiên bạn nên tự chất vấn là: “Tại sao tôi lại viết văn bản này? Mục đích chính của nó là gì?” Hãy đưa mục đích lên vị trí hàng đầu trong tâm trí khi bạn bắt đầu viết, và bạn sẽ thấy quy tắc đầu tiên của việc viết văn bản thương mại. Hãy dùng mục tiêu để nhắc nhở bạn ngay từ khi bắt đầu viết bản thảo, và luôn xem lại mục tiêu trong suốt quá trình bạn viết. Điều này sẽ giúp bạn đi đúng hướng và đảm bảo rằng văn bản của bạn phục vụ cho mục đích đã định. Khi bạn đã hoàn tất bản thảo, hãy tự hỏi: “Văn bản này đã đáp ứng mục đích đã định của tôi chưa?” Nhiều người do chú tâm đến những việc thông thường để viết bản thảo mà bỏ qua mục đích viết của mình.
Đừng mắc sai lầm đó. Có một điểm tương đồng rõ ràng giữa nguyên tắc kinh doanh để khách hàng chú trọng và nguyên tắc viết để người đọc chú trọng. Cũng như một công ty không nối kết được với khách hàng là do công ty đó không hiểu được nhu cầu của khách hàng và cách họ muốn được phục vụ; bạn cũng sẽ không nối kết được với độc giả nếu bạn không hiểu rõ độc giả, nhu cầu và cách độc giả muốn tiếp nhận thông tin. Người đọc sẽ tiếp thu nhanh, thỏ ờ hay hay chịu đựng thông điệp của bạn? Họ đã biết ít nhiều về chủ đề này hay chưa? Những người đọc này có thể tiếp nhận được khoảng bao nhiêu thông tin kỹ thuật? Phong cách xử lý thông tin của họ là gì, và làm thế nào bạn có thể thích ứng với những phong cách đó? Cần phải có hình minh họa nội dung cho những người đọc này hay chỉ cần từ ngữ là đủ? Bài viết của bạn có làm họ phải mất thời gian và sự tập trung không, và họ sẽ được hưởng lợi gì từ đó?