HIỂU NHƯ THẾ NÀO VỀ NHÓM
Làm việc theo nhóm là nền tảng cho tất cả mọi phương thức quản lý thành công. Quản lý tốt các nhóm làm việc là thách thức lớn nhưng rất thú vị đối với bất kỳ nhà quản lý nào cho dù mới bắt đầu hay đã có nhiều kinh nghiệm. YẾU TỐ TẠO NÊN MỘT NHÓM LÀM VIỆC CÓ HIỆU QUẢ? Một nhóm làm việc đúng nghĩa là một lực lượng năng động, luôn thay đổi và đạt ý sức sống, được hình thành từ một số người cùng làm việc với nhau. Các thành viên trong nhóm cùng thảo luận các mục tiêu, đánh giá các ý tưởng, đưa ra quyết định và làm việc theo những mục tiêu đã định. LÀM VIỆC TRÊN TINH THẦN HỢP TÁC Tất cả các nhóm làm việc thành công đều có chung những đặc điểm cơ bản như: khả năng lãnh đạo tốt và hiệu quả; xác định đúng mục tiêu; đưa ra quyết định phù hợp; khả năng hành động kịp thời theo các quyết định; tự do trao đổi; nắm vững kỹ thuật và kỹ năng cá nhân để hoàn thành dự án được giao; đặt ra những chỉ tiêu cụ thể để nhóm hướng tới; và trên hết, tìm đúng sự cân bằng giữa những người cùng làm việc với nhau vì mục tiêu chung của nhóm.
PHÂN TÍCH CÁC NHIỆM VỤ CỦA NHÓM Các nhóm làm việc thành công thường có từ 2 đến 25 người hoặc hơn, nhưng quan trọng hơn hết là quy mô hoạt động phải phù hợp với hình thức tổ chức mà ở đó mỗi thành viên đều thực hiện tốt công việc được giao. Có 3 hình thức cơ bản để thực hiện một công việc, đó là: LÀM VIỆC THEO HƯỚNG HIỂU BIẾT NHAU Khuyến khích trao đổi cởi mở và làm thông suốt các nguồn thông tin nhờ đó ban đám các thành viên đều hiểu biết đầy đủ về những khả năng và kinh nghiệm hiện có trong nhóm. 5. Xác định rõ thời hạn hoàn thành mỗi dự án. Khi một nhóm làm việc được hình thành, bước quan trọng tiếp theo là xây dựng các mục tiêu hoạt động cho nhóm. Nhóm sẽ khó phát triển nếu tất cả các thành viên trong nhóm đều hiểu những mục đích khác nhau. Các mục tiêu có thể thay đổi trong quá trình hoạt động, chẳng hạn như một sản phẩm mới được tung ra thị trường, ưu tiên hàng đầu của nhóm là tập trung nghiên cứu tinh cạnh tranh của sản phẩm đó. Nếu vì mục đích nâng cao sức thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, mục tiêu tiêu của nhóm sẽ là tìm cách cung cấp dịch vụ có chất lượng cao hơn. Tùy theo từng trường hợp, mục tiêu làm việc của nhóm sẽ là:
* Nâng cao năng suất sản xuất.
* Cải thiện chất lượng sản xuất.
* Làm cho tất cả những người lao động chung tham gia vào quá trình ra quyết định nhằm nâng cao mức độ thỏa mãn công việc họ.
* Xem xét hệ thống và thực tế làm việc để giảm lãng phí thời gian.
* Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ hơn với khách hàng nhằm mở rộng các nhàu cả của thị trường.
SO SÁNH GIỮA CÁC NHÓM CHÍNH THỨC VÀ KHÔNG CHÍNH THỨC Nhóm làm việc càng chính thức thì sự lãnh đạo có khuynh hướng càng nguyên tắc: những quy định và quy trình làm việc của công ty phải được tuân thủ, thường xuyên thực hiện báo cáo, ghi chép chi tiết tiến độ và những kết quả đạt được. Cũng theo cách thức như vậy những nhóm không chính thức làm việc theo quy trình ít chặt chẽ hơn. Những ý tưởng và giải pháp giải quyết cho vấn đề có thể được đưa ra không thường xuyên. Tuy nhiên, điều quan trọng là các nhóm phải luôn hướng đến kết quả, cho dù nhóm đó là chính thức hay không chính thức. Ví dụ, do đặc tính chất của nhóm “nóng” là sự tạm thời, không thường xuyên, việc thảo luận một đề án không phải là lý do để làm mất đi nguyên tắc chung của nhóm. những ý tưởng mới, nhóm làm việc phải là nhóm đa chức năng, gồm những người từ các bộ phận khác nhau có thể áp dụng những chuyên môn và khả năng sáng tạo riêng để nghiên cứu một vấn đề từ nhiều góc độ.
Ngược lại, nếu một công việc yêu cầu phải có kiến thức chuyên sâu về hệ thống kế toán, rõ ràng cả n tuyển dụng đặc biệt một người trong số những người có hiểu biết sâu sắc về chuyên môn tại bộ phận tài chính. Khi cả n phải thay đổi một dự án, nếu cả n thiết thay thế những thành viên không còn vai trò thích hợp nữa bằng những thành viên mới.