Việc thiết lập chỉ tiêu, đánh giá hiệu quả công việc và khen thưởng luôn là vấn đề “gai góc” của mọi tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp. Việc xây dựng một hệ thống tốt sẽ không chỉ giúp tổ chức đạt được các mục tiêu mà còn giúp tối ưu hóa năng lực của tổ chức và đặc biệt là thu hút, duy trì và phát triển nguồn nhân lực. Thực tế cho thấy không ít doanh nghiệp lúng túng trong công tác hoạch định chỉ tiêu, tổ chức và đo lường việc.
Không ít các công ty chỉ đơn thuần đánh giá nhân viên qua doanh số/lợi nhuận, một số khác mô phỏng mô hình quản trị của các công ty đa quốc gia và cho rằng đó là mô hình quốc tế, tuy nhiên trên thực tế đã không đạt được kết quả như ý muốn. Nhằm giúp các tổ chức hiểu rõ hơn việc thiết lập các chỉ tiêu và đánh giá đo lường nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, Viện Marketing & Quản trị Việt Nam – VMI đã phối hợp với Công ty cổ phần Tinh Vân tổ chức xuất bản cuốn “Các chỉ số hiệu suất cốt yếu”. Chúng tôi tin rằng, cuốn sách sẽ rất hữu ích cho các nhà lãnh đạo các cấp của mọi tổ chức và là một nguồn tham khảo tốt cho công tác quản trị nhân sự.
Những nhiệm vụ chính trong việc xây dựng được một chiến lược phát triển chỉ số hiệu suất cốt yếu tổng thể. Trong những việc cần thực hiện ở bước này, nhóm thực thi chỉ số hiệu suất cốt yếu phải hoàn thành các nhiệm vụ sau:
**Nhiệm vụ 1. Xác định văn hóa đo lường hiện hữu.** Hãy chú ý tới cách hiểu hiện nay về đo lường hiệu suất và cách thức sử dụng trong tổ chức. Cần phải có thời gian để thích nghi với những phương pháp đo lường mới. Vì thế, bạn phải lên kế hoạch đưa các chỉ số hiệu suất cốt yếu vào sử dụng nhằm đảm bảo rõ được những mức độ thoải mái hay khó chịu hiện hữu của tổ chức khi đo lường hiệu suất. Ngoài ra cũng cần chú ý đến các yếu tố như vị trí của các hoạt động và tương lai lâu dài của họ khi đưa các chỉ số hiệu suất cốt yếu vào sử dụng (ví dụ: sẽ không có tác dụng gì khi tiến hành áp dụng các chỉ số hiệu suất cốt yếu cho một chi nhánh ở nước ngoài nếu chi nhánh đó sắp bị sang nhượng).
**Nhiệm vụ 2. Phương pháp phân chia giai đoạn cho dự án thực thi chỉ số hiệu suất cốt yếu.** Đối với các tổ chức có dưới 500 nhân viên, có thể triển khai dự án trong 16 tuần. Các tổ chức với trên 500 nhân viên làm việc toàn thời gian cần biện pháp chia giai đoạn. Tổ chức càng lớn thì càng phải tập trung nhiều hơn vào giai đoạn đầu tiên. Các tổ chức đa quốc gia với trên 100.000 nhân viên làm việc toàn thời gian phải giới hạn giai đoạn đầu cho những bộ phận chủ chốt, những bộ phận tạo ra lợi nhuận lớn nhất. đơn vị bộ phận ở tổng công ty bởi vì đây là những bộ phận có khả năng hỗ trợ cho quá trình triển khai ra sớm.
Mỗi giai đoạn triển khai có thể được thực hiện bởi các đơn vị bộ phận, những nhóm này đều đã được đào tạo và sẽ được một thành viên trong nhóm số hiệu suất cốt yếu hỗ trợ. Không thể sắp xếp ba bộ phận phòng ban cùng triển khai một lúc vì như số hiệu suất cốt yếu trung tâm sẽ không sắp xếp để hỗ trợ một cách hợp lí cho cả ba bộ phận. Những giai đoạn triển khai tiếp theo ở những quốc gia khác và các bộ phận khác có thể sẽ gặp những khó khăn khác và trở ngại khác nhau. Các đơn vị bộ phận ở châu Á có thể sẽ cần có nhiều hội thảo hơn ở châu Âu hoặc ngược lại.
**Nhiệm vụ 3.** Khi đã bắt đầu dự án, phải đảm bảo được rằng tất cả các giai đoạn đều được hoàn thành trong khuôn khổ thời gian là 16 tuần. Thành công của việc triển khai ứng dụng các chỉ số hiệu suất cốt yếu phụ thuộc vào việc duy trì được động lực và năng lực. Khi một đơn vị hay chi nhánh được lựa chọn, bạn phải tập trung xúc tiến để hoàn thành. Mỗi giai đoạn không được vượt quá 16 tuần bởi vì những công việc cơ bản nhất đã được chuẩn bị đầu vào đầy đủ. Việc triển khai ở một đơn vị bộ phận chỉ cần khoảng 10 tuần. Không thể rút ngắn khung thời gian xuống dưới mức này do bạn phải dành thời gian cho việc thảo luận, tham vấn và tổ chức hội thảo.
Mục đích: Nhân viên cần được chuẩn bị để thay đổi cho nên nhóm dự án và ban quản trị cấp cao cần phải: * Chia sẻ thông tin thật cởi mở và trung thực để thuyết phục nhân viên về sự cần thiết phải thay đổi. * Chỉ ra những gì cần làm trong quá trình thay đổi. * Chỉ ra được vai trò đóng góp của các chỉ số hiệu suất cốt yếu đối với chiến lược thay đổi bao quát hơn. * Thu hút được sự hứng thú của nhân viên để họ mong muốn tham gia. * Xác định được phản ứng đối nghịch với sự thay đổi từ phía nhân viên và phương pháp đo lường hiệu suất. Cần tổ chức một chương trình định hướng nhằm vạch ra những thay đổi do áp dụng các chỉ số hiệu suất cốt yếu vào tổ chức. Với kết luận cho chương trình, toàn thể nhân viên cần tin rằng họ phải làm một điều gì đó khác biệt và nhóm nòng cốt cần phải nắm rõ những vấn đề trong quá trình triển khai và sử dụng các chỉ số đo lường hiệu suất như thế nào. Những người chứng tỏ được năng lực của mình đối với mô hình mới về chỉ số hiệu suất cốt yếu sẽ trở thành điều phối viên của nhóm, hỗ trợ nhóm dự án xây dựng và áp dụng các chỉ số hiệu suất cốt yếu.