1. Assume Remote Tất cả đều luôn trong trạng thái làm việc từ xa. Mọi thông tin, trao đổi đều được thực hiện online để mọi người cùng nắm.
2. Integrity Mọi người phải cam kết với những mục tiêu đã đề ra, đảm bảo hoàn thành đúng thời gian và chất lượng, đặc biệt với các cá nhân/phòng ban có mối liên kết rằng buộc với các cá nhân/phòng ban khác.
3. Anti-distraction Các yếu tố gây mất tập trung như tiếng ồn, hành động của người khác, công việc gia đình, chiếc giường ngủ,…cần phải loại bỏ. Hãy đảm bảo không gian và công cụ làm việc giúp mọi người tập trung một cách thức sự.
4. Asynchronous Communication Giao tiếp bắt đồng bộ là mọi người không thể ngay lập tức trả lời thông tin mà sẽ có độ chậm trễ. Hãy coi điện trực tiếp trong trường hợp cần lác khắc.
5. Honesty Mọi người cần làm việc một cách trung thực và minh bạch, đảm bảo lương thời gian. Nếu có vấn đề phát sinh, hãy báo lại với người phụ trách để được hỗ trợ.
6. Information Security Mọi người bắt buộc phải cẩn trọng trong việc bảo vệ các thông tin khách hàng, thông tin nội bộ, thông tin sản phẩm và các thông tin mang tính nhạy cảm.
1. Cách setup nền tảng làm việc từ xa
1.1. Tái cấu trúc cấu nhân sự của công ty và làm rõ vai trò của cá nhân Làm việc từ xa nghĩa là không có các phòng ban được sắp xếp, cũng không có vị trí ngồi cố định và biên chức danh để bàn. Nhân viên của bạn có thể không nắm rõ ai là sếp tổng, ai là trưởng phòng, ai là người quản lý trang thiết bị,…, để liên hệ khi cần. Bởi vậy, việc mô tả cụ thể cơ cấu nhân sự công ty cũng như danh – ho tên – chức danh – contact liên lạc của từng cá nhân là điều cần thiết. Tuyệt vời nếu công ty bạn đã sẵn danh sách nhân sự. Nếu không, hãy mô tả lại thành file ảnh, Word, Excel…, mở quyền truy cập và ghim nó ở một nơi dễ dàng tìm kiếm. Lưu ý rằng với việc làm từ xa, bạn có thể lựa chọn áp dụng các mô hình tổ chức doanh nghiệp khác nhau, ví dụ như: #1: Tổ chức phân quyền (Hierarchical): Phân quyền chặt chẽ theo đúng trình tự: lãnh đạo tối cao > quản lý cấp trung > nhân viên. #2: Cấu trúc ma trận (Matrix): Thông tin được luân chuyển theo cả chiều dọc (tuyến chức năng hoạt động) và chiều ngang (tuyến sản phẩm hay cơ sở hoạt động). #3: Cấu trúc phẳng (Flat): Không có chức danh công việc, tất cả mọi người đều bình đẳng với nhau. #4: Quản lý phi tập trung (Holacracy): Không có cấp trên, nhân viên có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau. Đừng quên nhấn mạnh trên website/fanpage rằng công ty bạn đang làm việc từ xa và sẵn sàng tiếp nhận thông tin qua hotline hoặc email. Key Performance Indicator KPI là chỉ số đánh giá tình trạng thực hiện công việc nhằm phản ánh trực quan và định lượng một cách chính xác hiệu quả làm việc.
Có 2 cấp độ KPI là KPI của bộ phận và KPI của riêng từng chức danh. KPI được đặt dưới dạng các con số cụ thể, với kỳ đánh giá hàng tháng, quý, năm. Ví dụ: dư 3000 lượt khách hàng đông ký mới/tháng, doanh thu 2.5 tỷ đồng/quý, 3 bài blog/tuần, tỷ lệ mua hàng đạt 40%,… Thông thường, trưởng bộ phận/ phòng ban sẽ trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí dưới quyền. Nếu không, đội ngũ lãnh đạo cấp cao sẽ cùng thống nhất và đưa ra bộ KPI cho cả công ty. Mức độ hoàn thành KPI thường được chia thành 2-5 thang điểm (25%, 50%, 75%, 100%). Mỗi mức độ tương đương một mức lương thưởng nhất định. Trong mô hình làm việc từ xa mỗi thiết lập, có thể mất 2-3 tháng để thống KPI của công ty bạn đạt tới tiêu chí SMART (cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, thực tế, có hạn cụ thể). Một khi đã thiết lập được bộ KPI hoàn chỉnh, hãy duy trì trong ít nhất một năm. Objective – Key Results OKR là mô hình liên kết mục tiêu “Tôi muốn đi đâu?” tới các kết quả then chốt “Tôi đến đó bằng cách nào?”.
Có 3 cấp độ OKR là OKR của công ty, OKR của bộ phận/phòng ban và OKR của từng cá nhân. OKR bao gồm hai phần cụ thể là mục tiêu và kết quả then chốt, luôn được thiết lập cao hơn ngưỡng năng lực. Ví dụ: OKR của Giám đốc sản phẩm trong quý IV/2019: – Mục tiêu: Xây dựng một sản phẩm mới thật sự hấp dẫn – Kết quả then chốt: + Hoàn thành thiết kế lại app trước tháng 12 + 20 lượt thử nghiệm sản phẩm + Đạt mức rating 4.5+ trên App Store Nếu đây là lần đầu tiên bạn thiết lập một hệ thống OKR, quá trình chuẩn bị có thể kéo dài khoảng 1-2 tuần. OKR sẽ được chấm điểm từ 0 đến 1.0. Điểm không là thực hiện được phản ánh mục tiêu, từ 0.6 – 0.7 là đạt đi hướng hoàn thành mục tiêu và 1.0 điểm là hoàn thành. Điểm trung bình của các Key Result sẽ được dùng làm thang đo cho Objective.