ASSIGMENT MÔN QUẢN TRỊ SỰ KIỆN – TÌM HIỂU VỀ CÔNG TY WEDINSTYLE TỔ CHỨC SỰ KIỆN – Cao đẳng FPT

Tài liệu “Assignment môn Quản trị sự kiện” này tập trung tìm hiểu về vai trò và hoạt động tổ chức sự kiện của công ty WedìStyle, dành cho sinh viên ngành Quản trị sự kiện tại trường Cao đẳng FPT Polytechnic. Tài liệu này cung cấp cái nhìn tổng quan về các khía cạnh của việc tổ chức sự kiện, từ đó sinh viên có thể phân tích và học hỏi kinh nghiệm thực tế từ một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực này.

Hình ảnh tài liệu ASSIGMENT môn quản trị sự kiện:

Dưới đây là toàn bộ nội dung trong các hình ảnh bạn đã cung cấp:

CHƯƠNG 2: DỰ TOÁN VÀ HUY ĐỘNG NGÂN SÁCH CHO SỰ KIỆN CÔNG TY WEDINSTYLE

2.1 Xây dựng ý tưởng, chương trình cho sự kiện

1. Đơn vị tổ chức: Công ty Wedinstyle

2. Nội dung sự kiện

• Tiệc cưới là cách để đánh dấu sự kết hợp của hai người trong một mối quan hệ vợ chồng chính thức, là bước ngoặt quan trọng trong cuộc đời. Đám cưới là dịp để cô dâu và chú rể chia sẻ niềm hạnh phúc với gia đình, bạn bè và những người thân yêu. Tiệc cưới tạo ra những kỷ niệm đáng nhớ cho cô dâu, chú rể, và khách mời, thông qua các nghi lễ và các khoảnh khắc đáng nhớ. Vì vậy, đây là dịp để cặp đôi khẳng định tình yêu và sự cam kết gắn bó lâu dài với nhau trước sự chứng kiến của gia đình, bạn bè, và cộng đồng. Wedinstyle đã tổ chức sự kiện tiệc cưới tại khách sạn 5 sao JW Marriott nhằm mục đích 2 gia đình, giúp tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa họ.
• Mục đích:
• Tiệc cưới là dịp công khai và chính thức hóa mối quan hệ hôn nhân trước sự chứng kiến của gia đình, bạn bè và xã hội.
• Tiệc cưới là dịp các cặp đôi kỷ niệm ngày trọng đại, đánh dấu sự bắt đầu của cuộc hôn nhân.
• Đám cưới là cơ hội để cô dâu, chú rể thể hiện sự cam kết lâu dài và tình yêu với nhau trước sự chứng kiến của những người quan trọng.
• Đối tượng: Tất cả các thành viên trong gia đình, bạn bè và cộng đồng của cô dâu và chú rể.
• Thời gian: 9h-17h Ngày 25/10/2024
• Hình thức: Trực tiếp
• Địa điểm: Hội trường tiệc cưới Khách sạn JW Marriot
• Số lượng khách: 200 người.

• Kiểm soát tiến độ
  • Buổi họp định kỳ:
  o Tổ chức họp vào thứ Sáu hàng tuần trong tháng trước sự kiện để cập nhật tình hình và giải quyết vấn đề phát sinh.
  • Phần mềm quản lý dự án:
  o Sử dụng Trello/Asana/Notion để theo dõi tiến độ, chia sẻ tài liệu và thông tin cập nhật giữa các thành viên trong nhóm.

3.3 Các công việc chuẩn bị tổ chức sự kiện

• Liên hệ với đối tác:
  • Xác định và liên lạc với các nhà cung cấp cần thiết cho sự kiện (hoa, trang trí, ẩm thực).
  • Thương thảo hợp đồng và xác nhận các điều khoản dịch vụ.
• Thiết kế và chuẩn bị trang trí:
  • Lên ý tưởng thiết kế không gian theo chủ đề của sự kiện (màu sắc, kiểu dáng, vật liệu).
  • Lập danh sách chi tiết các vật dụng cần thiết và đặt hàng từ trước.
• Thuê địa điểm:
  • Chọn lựa địa điểm phù hợp với quy mô chủ đề của sự kiện.
  • Đặt cọc và xác nhận ngày giờ tổ chức, đồng thời kiểm tra các tiện ích tại địa điểm.
• Sắp xếp các dịch vụ như âm thanh, ánh sáng, và tiệc cưới:
  • Lên danh sách các thiết bị cần thiết cho sự kiện (micro, loa, đèn trang trí).

Ban nhạc Dj biểu diễn và các tiết mục văn nghệ. Cô dâu chú rể khiêu vũ và các khách mời tham gia cùng.

4.3 Bế mạc sự kiện

• Chia tay khách mời:
  • Chụp ảnh và cảm ơn khách mời, chính thức kết thúc buổi tiệc cưới.

4.4 Xử lý các tình huống xảy ra trong sự kiện

• Đội ngũ nhân viên:
  • Đào tạo nhân viên để ứng phó nhanh chóng với các tình huống phát sinh.
  • Có kế hoạch dự phòng cho các vấn đề có thể xảy ra (thời tiết, kỹ thuật).
• Giao tiếp hiệu quả:
  • Thiết lập kênh liên lạc rõ ràng giữa các bộ phận để xử lý vấn đề kịp thời.
  • Đảm bảo thông tin đến khách mời luôn chính xác và kịp thời.

4.5 Truyền thông sau sự kiện

• Chia sẻ khoảnh khắc:
  • Khuyến khích khách hàng đăng tải hình ảnh lên mạng xã hội, sử dụng hashtag của sự kiện.
  • Tạo album ảnh, video highlight để khách mời có thể chia sẻ.
• Phản hồi từ khách hàng:
  • Gửi khảo sát qua email để thu thập ý kiến về sự kiện.
  • Sử dụng phản hồi để cải thiện các sự kiện tương lai.

4.6 Tổng kết đánh giá sau sự kiện

• Tổng kết sự kiện:
  • Đánh giá tổng thể về quy trình tổ chức, phản hồi từ khách mời.
  • Ghi nhận những điều thành công và các vấn đề cần cải thiện.
• Lên kế hoạch cho sự kiện tiếp theo:
  • Sử dụng dữ liệu thu thập được để điều chỉnh và nâng cao chất lượng dịch vụ.
  • Cập nhật danh sách các nhà cung cấp, đối tác.

3.1 Lập kế hoạch tổng thể của sự kiện

• Xác định ý tưởng chính
  • Thảo luận với khách hàng:
  o Gặp gỡ cặp đôi: Lên lịch gặp để tìm hiểu về mong muốn, phong cách và chủ đề tiệc cưới.
  o Ghi chú các yếu tố quan trọng: Màu sắc, phong cách trang trí, loại âm nhạc và các hoạt động mong muốn.
  • Đề xuất ý tưởng sáng tạo:
  o Tạo concept tiệc cưới như: cổ điển, hiện đại, rustic, bohemian.
  o Gợi ý các hoạt động thú vị như màn múa lân, quầy bar DIY, hoặc
• Điều phối với các nhà cung cấp
  • Liên hệ với nhà cung cấp:
  o Nhà hàng: Chọn thực đơn và bố trí chỗ ngồi.
  o Thiết kế: Thảo luận về trang trí, hoa, backdrop cho lễ cưới.
  o Âm thanh ánh sáng: Đảm bảo âm thanh và ánh sáng phù hợp với không gian.
  • Đảm bảo sự phối hợp:
  o Gửi thông báo rõ ràng về nhiệm vụ và thời gian cho từng nhà cung cấp.
  o Tổ chức họp trước ngày cưới để rà soát lại kế hoạch và phân công công việc.

3.2 Lập bảng tiến độ sự kiện